Muchos negocios empiezan con una sola persona o familia. Sin embargo, a medida que un negocio crece, puede necesitar contratar empleados remunerados. Un empleado es una persona que está en la nómina de una empresa. En virtud de esa relación contractual, la empresa tiene derecho a controlar cuándo, dónde y cómo se realiza el trabajo del empleado. Por otra parte, un contratista independiente es una entidad comercial autónoma. El contratista negocia un contrato de trabajo con la empresa y factura por el trabajo realizado.
Pasos Necesarios para Contratar Empleados Remunerados
Obtener un número federal de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés).
Determinar si necesita un número de identificación fiscal estatal o local.
Definir si está contratando a un empleado o a un contratista independiente.
Pedir a los empleados que completen el formulario W-4, Certificado de Retención de Asignaciones del Empleado.
Crear un plan de compensación.
Elegir un servicio interno o externo para administrar la nómina.
Programar períodos de pago para coordinar la retención de impuestos con el Servicio de Impuestos Internos (IRS -por sus siglas en inglés).
Reportar los impuestos sobre la nómina según sea necesario.
Comprender qué registros debe mantener la empresa y durante cuánto tiempo.
Ver los requisitos de mantenimiento de registros publicados por la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU: https://www.eeoc.gov/employers/recordkeeping.cfm.
Notificar al Departamento de Trabajo de Idaho sobre cualquier nueva contratación en https://www.labor.idaho.gov/dnn/newhire.
Números de Identificación Federal y Estatal
Una empresa debe tener un número federal de identificación del empleador (EIN) si:
Paga a los empleados.
Opera como una corporación o asociación.
Presenta declaraciones de impuestos por empleo, impuestos especiales o tabaco y armas de fuego.
Retiene los impuestos sobre la renta, distintos de los salarios, que se pagan a un extranjero no residente.
Utiliza un Plan Keogh (un tipo de plan de jubilación para trabajadores autónomos y sus empleados).
Está involucrada con fideicomisos, patrimonios, inversores hipotecarios inmobiliarios, organizaciones sin fines de lucro, cooperativas de agricultores o administradores de planes (para obtener más información, visite https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/do-you-need-an-ein).
Se necesita un EIN federal para pagar impuestos federales, contratar empleados, abrir una cuenta bancaria y solicitar licencias y permisos comerciales. El EIN se solicita a través del IRS en https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-to-apply-for-an-ein.
Su empresa también debe obtener un número de identificación fiscal estatal si tiene empleados y está obligada a pagar impuestos estatales. Para obtener más información, visite https://tax.idaho.gov/i-1159.cfm, o vaya directamente a https://www2.labor.idaho.gov/ibrs/ibr.aspx para solicitarlo.
Formularios que los Empleados deben Llenar Antes de ser Contratados
Al contratar a un empleado remunerado, una empresa debe trabajar con ese empleado para verificar y completar lo siguiente:
Prueba de Elegibilidad para Trabajar en los Estados Unidos
Debe verificar que cada nuevo empleado puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. Para ello, debe pedir al empleado que rellene el formulario I-9, Verificación de Elegibilidad para el Empleo. El empleador debe conservar una copia del formulario I-9.
Número de Seguro Social (SSN)
Es necesario que introduzca el nombre y el Número de Seguro Social de cada empleado en un formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos. Puede pedir ver la tarjeta de la Seguridad Social del empleado, si éste la tiene disponible. Aunque no es obligatorio, puede hacer una fotocopia. Si el empleado no tiene una tarjeta del Seguro Social, y es elegible para obtener una, debe solicitar ésta, utilizando el Formulario SS-5, Solicitud de Tarjeta de Seguro Social. No acepte un número de Identificación Individual de Impuestos (ITIN) en lugar de un SSN. Los ITIN tienen nueve dígitos y comienzan con el número "9". El formulario W-2 debe presentarse al IRS antes del 31 de enero del año siguiente.
Solicitud de Retención de Asignaciones
Cada empleado debe rellenar un formulario W-4, Certificado de Retención de Asignaciones del Empleado, que el empleador debe mantener en sus archivos. Este formulario entra en vigor con el primer pago salarial. Si procede, la exención de la retención del impuesto sobre la renta debe indicarse en este formulario. Si el formulario W-4 está incompleto, retenga el impuesto como si el empleado fuera soltero sin asignaciones de retención. Es posible que se requiera una retención adicional de los salarios pagados a extranjeros no residentes. Consulte la Guía de impuestos del para las excepciones empleador (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15.pdf) y qué debe hacer con un formulario W-4 no válido. Los empleadores sólo están obligados a presentar el formulario W-4 al IRS si se les indica que lo hagan en un aviso por escrito.
Beneficios Mínimos de los Empleados
Debe proporcionar a los empleados remunerados los siguientes beneficios:
Impuestos de la Seguridad Social;
Compensación de los trabajadores;
Según la ley de Idaho, los empleadores con al menos un trabajador a tiempo completo, a tiempo parcial, estacional u ocasional deben obtener una póliza de seguro de compensación de trabajadores antes de contratar empleados, a menos que el negocio esté exento. Los empleadores que operan sin el seguro de compensación de trabajadores requerido pueden ser multados. La multa mínima es de $25 por día;
Seguro de invalidez;
Beneficios de licencia según lo establecido en la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés);
Seguro de desempleo.
Manténgase Informado
Una vez que tenga empleados remunerados, asegúrese de estar y mantenerse informado sobre lo siguiente:
Prácticas comerciales apropiadas según se definen en las regulaciones de su industria (consulte la asociación comercial estatal de su industria, por ejemplo, la Asociación de Alojamiento y Restaurantes de Idaho, para conocer las regulaciones pertinentes)
Leyes para la contratación de veteranos, trabajadores extranjeros, empleados domésticos, niños y personas con discapacidades
Leyes que su empresa debe cumplir para contratar y despedir trabajadores, o reducir el tamaño de la nomina de la empresa
FUENTES: US Small Business Administration (https://www.sba.gov/business-guide/manage-your-business/hire- manage-employees; https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/get-federal-state-tax-id-numbers), Idaho State Tax Commission (https://tax.idaho.gov/m-formpub.cfm), and US Treasury, Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/).
Authors: Betsaida Chavez Garcia, Student, College of Law, University of Idaho, Christy Dearien, Research Associate, Grant and Project Development, University of Idaho, John Rumel, Professor, College of Law, University of Idaho, Paul Lewin, Associate Professor and Extension Specialist, Agricultural Economics and Rural Sociology, University of Idaho
POR FAVOR TENGA EN CUENTA que este folleto no ofrece ni sustituye el asesoramiento legal.
Este trabajo fue financiado por la Iniciativa de Investigación Agrícola y Alimentaria (AFRI), proyecto No. 2016-69006-24831, del Instituto Nacional de Alimentos y Agricultura del USDA.